«Хочешь, чтобы было сделано хорошо – сделай сам!» - распространенное заблуждение, в которое искренне верят многие. Однако давайте задумаемся о причинах, действительно ли все те люди, которым мы что-то поручаем, настолько «криворуки»?
На наш взгляд, причина в том, что мы не умеем правильно ставить задачи. Поэтому предлагаем вам схему, которая поможет научиться ставить задачи кому угодно, начиная от подчиненных, и заканчивая друзьями, родными и близкими, и получать идеальный результат. На первый взгляд она может показаться сложной и громоздкой, однако, освоив ее один раз, вы поймете, что она интуитивно проста и понятна.
Итак, для правильного делегирования вам необходимо ответить на несколько простых вопросов, которые мы свели в таблицу, чтобы вам было удобнее.
| Что? |
Что вообще надо сделать? Какие частичные задачи нужно выполнить в отдельности? Каким должен быть конечный результат? Какие отклонения от него могут быть приемлемы? Каких трудностей следует ожидать? |
| Кто? |
Кто больше всего подходит для выполнения этой задачи? Кто должен помогать при выполнении? |
| Почему? |
Почему это необходимо выполнить? Почему это необходимо выполнить полностью, а не частично? |
| Как? |
Как надо подойти к выполнению задачи? Какие методы и способы следует применить? На какие предписания и инструкции нужно обратить внимание? Какие инстанции и подразделения нужно проинформировать? Какими могут быть затраты? |
| С помощью чего? |
Какие вспомогательные средства должны быть использованы? Чем должен быть оснащен сотрудник? Какие документы могут понадобиться? |
| Когда? |
Когда нужно начать работу? Когда работа должна быть закончена? Какие промежуточные сроки должны быть соблюдены? Когда сотруднику следует проинформировать меня о ходе работы? Когда я должен проконтролировать и, если надо, вмешаться в процесс? |
Для наглядности приведем пример использования этой схемы. Например, мама, находясь на работе, хочет попросить дочь, которая уже пришла из школы, пропылесосить в квартире, поскольку вечером после работы она пригласила своих коллег на чаепитие. Муж тоже на работе, а свекровь, которая живет с ними, просить как-то неудобно.
Итак, попробуем сформулировать эту задачу ребенку, просто ответив на вопросы таблички.
| Что? |
Что вообще надо сделать? – Пропылесосить в квартире. Какие частичные задачи нужно выполнить в отдельности? – Прихожая, гостиная, детская, две спальни. Каким должен быть конечный результат? – Отсутствие пыли и мусора на полу и ковровых покрытиях. Какие отклонения от него могут быть приняты во внимание? – Ребенок может не достать пыль далеко под кроватью. Каких трудностей следует ожидать? – Кажется, мешок для сбора пыли в пылесосе полон, поэтому его нужно очистить. |
| Кто? |
Кто больше всего подходит для выполнения этой задачи? - Ну не свекровь же! Кто должен помогать при выполнении? – Свекровь может помочь с очисткой мешка для сбора мусора. |
| Почему? |
Почему это необходимо выполнить? – Потому что придут гости, и маме будет стыдно, что в квартире такой беспорядок. Плюс, если свекровь увидит, что дочь по своей инициативе (мы же ей об этом не скажем, правда?) взялась пылесосить, она обязательно ее поощрит, да и я как мама заработаю «плюсик» за такое воспитание. Почему это необходимо выполнить полностью, а не частично? – Как там у Задорнова? «Одну ногу мы побреем полностью, а вторую оставим отрастать..» - так?:-) |
| Как? |
Как надо подойти к выполнению задачи? – Со всей ответственностью, иначе можно подвести маму. Какие методы и способы следует применить? – Пропылесосить. На какие предписания и инструкции нужно обратить внимание? – Пылесос – электроприбор. Нужно быть осторожным, включая его в сеть. Какие инстанции и подразделения нужно проинформировать? – Предупредить бабушку (свекровь), чтобы не пугалась от шума. Какими могут быть затраты? – Все должно быть хорошо. |
| С помощью чего? |
Какие вспомогательные средства должны быть использованы? – Возможно, разные щетки для ковра и ламината. Чем должен быть оснащен сотрудник? - Пылесос. Какие документы могут понадобиться? – Никаких. |
| Когда? |
Когда нужно начать работу? – Желательно прямо сейчас, но не позднее 16.00. Когда работа должна быть закончена? – К 17.00 все должно быть чисто. Какие промежуточные сроки должны быть соблюдены? – Нет. Когда сотруднику следует проинформировать меня о ходе работы? – Не позднее 16.30 ребенок должен отзвониться и сообщить о выполнении. Когда я должен проконтролировать и, если надо, вмешаться в процесс? – Если в 16.45 звонка нет, позвонить самой. |
А теперь представим, как может выглядеть диалог мамы (М) с дочкой (Д):
Д: - Алло! Привет, мам!
М: - Привет, ты уже пришла из школы?
Д: - Да, полчаса назад.
М: - Устала?
Д: - Да нет, а что?
М: - Просто у меня есть для тебя очень важное и ответственное задание, и я вот думаю, справишься ли ты…
Д: - А что за задание?
М: - К нам сегодня придут тетя Оля, тетя Оксана и тетя Наташа с моей работы. Будем пить чай с пирожными. Хочешь?
Д: (радостно) – Да! Да!
М: - Только вот мы с тобой уже три дня не пылесосили, поэтому мне будет стыдно перед ними, если они увидят пыль. Ты же знаешь, как они любят чистоту! Вот я и хотела попросить тебя помочь мне и пропылесосить в квартире. Сможешь?
Д: - Ну конечно!
М: - Только давай с тобой договоримся: бабушке о моей просьбе ни слова! Пусть она думает, что ты сама догадалась это сделать, ладно? Ты же знаешь, как она любит, когда ты сама помогаешь по дому!
Д: - Ладно!
М: - Тогда начни прямо сейчас, ладно?
Д: - Хорошо…
М: - И вот еще что. Там, по-моему, заполнен мешок для сбора пыли. Открой отсек, аккуратно проверь мешок и, если он полный, попроси бабушку помочь тебе вытряхнуть его в мусоропровод.
Д: - Ладно, мам!
М: - Тогда будь аккуратней, включая пылесос в розетку, и позвони мне, как закончишь, договорились?
Д: - Да. Хорошо мам!
М: - Ну давай, жду твоего звонка. Кстати, ты можешь использовать разные щетки для ламината и ковролина…
Д: (обиженно) – Ну мам!
М: - Ну ладно, ладно. Знаю, что ты у меня молодчина! Все, начинай. Жду от тебя звонка. Да! И предупреди бабушку, что ты будешь пылесосить, чтоб она не пугалась!
Обратите внимание, что такой подход к постановке задачи учитывает практически любые нюансы, благодаря чему порученное вами дело будет выполнено так, как нужно именно вам. Однако помните, чем опытнее исполнитель вашего поручения, тем меньше условий нужно ему объяснять. Просто предоставьте ему больше самостоятельности, иначе подобное «разжевывание» задачи вызовет у него обиду, как в завершении предложенного в качестве примера диалога.
Пусть ваши поручения исполняются так, как хотите этого вы!
Управляющий партнер компании «OfisnogoPlanktona.Net»,
бизнес-тренер Александр Подосинников